Pengertian Surat Dinas, Fungsi dan Ciri

Pengertian Surat dinas adalah sebuah surat resmi yang dibuat oleh sebuah lembaga atau instansi yang memiliki tujuan untuk keperluan dinas terkait. Isi dari surat ini adalah berisikan permasalahan kedinasan dan umumnya dibuat oleh instansi atau lembaga yang bersangkutan.

Isi dari kebanyakan surat ini adalah berupa urusan seperti penyampaian berita pengumuman, pemberian izin, pemberian sebuah tugas dan lain sebagainya.

Surat ini juga disebut sebagai surat resmi karena menggunakan bahasa yang resmi dan formal dengan susunan surat sesuai kaidah yang berlaku.

Mengetahui Fungsi dari Surat Dinas

Surat dinas dibuat untuk mendapatkan fungsinya sesuai dengan kebutuhan instansi yang bersangkutan. Yang pertama adalah berfungsi sebagai panduan pekerjaan seperti misalnya surat untuk memberikan instruksi, surat untuk memberikan izin dan surat pengambilan keputusan.

Selanjutnya surat ini juga berfungsi untuk pengingat, karena surat ini menjadi dokumen arsip yang dipakai oleh lembaga atau instansi yang bersangkutan. Selain itu surat jenis dinas juga memiliki fungsi sebagai bukti sebuah instansi atau lembaga berkembang atau tidak.

Surat ini juga memiliki fungsi sebagai alat bukti khususnya surat perjanjian yang dibuat dalam instansi yang bersangkutan.

Ciri Umum yang Dimiliki Surat Dinas

Surat dinas harus dibuat dengan baik dan benar agar supaya bisa mencapai tujuannya sesuai harapan. Berikut ciri umum yang baku dari surat ini.

 

• • Ada kop surat

 

Kop surat khusus dinas biasanya menggunakan kop resmi dari instansi atau lembaga yang membuat surat tersebut. Kop berisi identitas lembaga atau perusahaan pembuat surat sehingga jelas siapa pengirim surat tersebut.

 

• • Salam pembuka dan penutup

 

Salam yang dipakai dalam pembuatan surat khusus dinas biasanya menggunakan salam yang formal seperti salam sejahtera. Adapun jika dinas yang mengeluarkan adalah berkaitan dengan dinas keagamaan maka menggunakan salam sesuai dengan agama yang dianut.

 

• • Ada nomor surat

 

Nomor surat jenis dinas umumnya berupa kode khusus yang menandakan tanggal pembuatan surat dan kode nomor dikeluarkannya surat tersebut.

 

• • Ada lampiran dan perihal surat

 

Tak semua surat harus memiliki lampiran namun wajib menyertakan perihal surat. Sehingga penerima surat bisa langsung mengetahui tujuan ditulisnya surat tersebut.

 

• • Terdapat stempel asli dan TTD asli dari instansi

 

Dan surat yang resmi pasti menggunakan stempel dinas yang asli dengan tanda tangan resmi dari dinas terkait.

 

• • Menggunakan bahasa yang resmi dan formal

 

Surat dinas dibuat dengan menggunakan bahasa yang resmi dan formal sehingga terlihat sopan untuk ditujukan pada instansi atau lembaga yang dituju. Apalagi jika surat ditujukan pada jabatan tertentu.

Syarat Umum Dari Sebuah Surat Dinas

 

 

• • Memiliki format surat yang teratur sesuai dengan format surat dinas yang berlaku

 

• • Isi surat yang singkat, padat dan jelas sesuai dengan perihal penulisan surat

 

• • Bahasa resmi, sopan dan mudah untuk dipahami penerima surat

 

• • Isi surat harus bisa menggambarkan citra yang dimiliki oleh lembaga atau instansi yang membuatnya

 

 

Beberapa Bagian Surat Dinas yang Harus Ada

Dalam sebuah surat yang disebut surat dinas terdapat beberapa hal yang harus dan wajib ada dalam surat tersebut.

 

• • Kepala surat

 

Biasanya berisi nama, alamat dan logo pembuatan surat tersebut

 

• • Tanggal surat

 

Berupa tanggal dan tempat membuat surat

 

• • Nomor

 

Nomor yang dipakai untuk menjadi kode identitas sebuah instansi serta tahun pembuatannya

 

• • Lampiran surat

 

Berisi keterangan dokumen pendukung dari isi surat jenis dinas. Jika tak ada maka biasanya ada tanda strip

 

• • Perihal surat

 

Yaitu bagian dari surat resmi dinas yang berisi tentang isi atau tujuan pembuatan surat tersebut. Seperti misalnya berupa perihal Undangan, Mutasi karyawan, Panggilan Kerja, Pemutusan Hubungan Kerja dan lain sebagainya.

 

• • Alamat

 

Berisi keterangan alamat dari pengirim surat, lengkap beserta nomor telepon yang masih aktif atau masih digunakan.

 

• • Salam pembuka

 

Menggunakan bahasa salam yang netral seperti misalnya Salam Sejahtera.

 

• • Isi surat

 

Penyampaian isi dan maksud dari penulisan surat yang dibuat dengan bahasa yang sopan dan mudah dimengerti.

 

• • Salam penutup

 

Merupakan kata salam yang digunakan untuk mengakhiri isi dari sebuah surat yang dibuat

 

• • Nama pengirim

 

Terdapat nama terang dan tanda tangan dari pengirim surat, dalam artian siapa yang menandatangani surat resmi tersebut.

 

• • Tembusan

 

Bagian ini diisi jika ada surat dinas serupa yang dikirimkan pada instansi lainnya. Seperti misalnya, surat yang sama dikirimkan pada dinas yang berkaitan dengan acara atau perihal yang ada di dalam surat tersebut.

Jenis Surat Dinas yang Harus Anda Ketahui

Adapun jenis surat yang dibuat secara dinas terbagi menjadi dua jenis. Jenis yang pertama adalah jenis surat swasta yaitu surat yang dibuat oleh pihak lembaga swasta untuk keperluan dinas di dalamnya. Surat jenis ini dibuat untuk kalangan tertentu saja.

Kemudian jenis yang kedua adalah jenis surat pemerintah yang dibuat oleh instansi pemerintah untuk tujuan keperluan dinas di dalam instansi pemerintah yang terkait. Sedangkan untuk jenis surat resmi dari pemerintah, biasanya juga dibuat untuk kalangan umum dan khusus yang dilihat dari perihal yang dimiliki dalam isi surat. Seperti misalnya jenis surat dengan perihal pengumuman penyelenggaraan tes CPNS.

Ragam Surat Dinas yang Dibuat Sesuai Kebutuhan

Sedangkan untuk surat dinas yang dibuat dibedakan menjadi beberapa macam, berikut penjelasan singkatnya.

 

• • Surat undangan

 

Yaitu jenis surat yang dibuat untuk memberikan undangan untuk hadir dalam sebuah acara yang diadakan sebuah lembaga atau instansi

 

• • Surat pemberitahuan

 

Surat resmi dinas yang berisi pemberitahuan tentang aturan atau kebijakan terbaru dalam dinas terkait

 

• • Surat panggilan kerja

 

Surat dinas yang dibuat untuk memanggil calon karyawan baru yang melamar kerja di instansi tersebut

 

• • Surat mutasi karyawan

 

Surat yang berisi perihal pemindahan karyawan instansi pada cabang atau kantor di lokasi lainnya

 

• • Surat perjalanan dinas

 

Surat yang dibuat sebagai pengantar perjalanan dinas yang dilakukan oleh seorang pegawai untuk diberikan pada instansi tujuan perjalanan dinas

Langkah Membuat Surat Dinas yang Baik dan Benar

Adapun untuk membuat sebuah surat dinas yang baik dan benar bisa dilakukan dengan menempuh beberapa langkah sebagai berikut.

 

1. 1. Menulis kop surat dan pastikan kop sudah sesuai dengan instansi yang membuat surat

 

1. 1. Menulis perihal dan tujuan dibuatnya surat

 

1. 1. Menulis isi dari surat secara singkat, padat dan jelas

 

1. 1. Menulis nama pihak berupa instansi atau lembaga yang berwenang mengeluarkan surat

 

 

Contoh Surat Dinas Sesuai Dengan Instansi yang Membuatnya

Surat yang dikeluarkan oleh instansi atau lembaga pemerintah maupun swasta sesuai dengan tujuan pembuatan surat. Kemudian ada juga surat resmi dinas sekolah, yaitu sebuah surat yang dikeluarkan oleh lembaga pendidikan sekolah baik untuk keperluan dinas sekolah maupun untuk orang tua wali.

Surat resmi dinas OSIS. Merupakan jenis surat yang dibuat untuk kalangan pengurus OSIS yang menjadi organisasi siswa yang mengurus kegiatan di kalangan para siswa. Dan masih banyak lagi jenis surat dinas yang dibuat sesuai dengan tujuan dan keperluannya.